A seguir veremos cada uma das divisões internas de um departamento financeiro.
Controladoria
Como o próprio título sugere, a controladoria executa o trabalho de supervisão e controle das questões financeiras. Por conta disso, ela precisa estar envolvida com todos os demais setores da empresa.
Dentre as principais atribuições da controladoria, podemos citar:
• Estabelecimento e manutenção de relações internas com todas as áreas da empresa, inspecionando e prestando orientação em assuntos financeiros.
• Análise da situação econômica e financeira da empresa, por meio da busca de formas eficazes de investimento.
• Planejamento e controle do orçamento da empresa.
• Acompanhamento e fiscalizaçãodos registros efetuados pela contabilidade.
Tesouraria
É o setor responsável pela administração do caixa da empresa.Qualquer pagamento ou recebimento realizado deve passar pelo seu controle.
Na tesouraria, as saídas e as entradas de dinheiro da empresa são controladas e registradas diariamente. Esse registro é chamado de Movimento Diário de Caixa.
A tesouraria controla ainda os saldos bancários das contas correntes da empresa, visto que muitos pagamentos podem ser feitos por meios eletrônicos e não por dinheiro vivo. Veja, no final deste capítulo, um pequeno vocabulário com os principais termos bancários.
Contabilidade
Cabe à contabilidade registrar e controlar todas as operações realizadas pela empresa. Por essa razão, para realizar uma boa administração financeira é fundamental conhecer a estrutura do sistema contábil. Os dados e as informações fornecidos pela contabilidade servirão de base para a análise e as futuras decisões da administração financeira.
À contabilidade cabe, ainda, lidar com a conferência de documentos, o arquivo, acompanhamento dos valores a pagar, ou seja, guias de pagamento, faturas, pagamentos a fornecedores, recolhimento de impostos, além do controle de contas a receber - relatórios de cobrança, depósitos e pagamentos de clientes etc.
Hoje quase todas as empresas estão informatizadas. Por isso é necessário conhecer os principais programas de computação usados nessa área e, especificamente, no setor contábil. Entretanto, apesar do avanço da tecnologia, os principais documentos contábeis são ainda identificados como livros. Isso ocorre porque, após um período de registros, é necessário imprimir e encadernar essas folhas em forma de livro,identificando claramente o nome da empresa, o tipo de registro e o período a que se refere.
Tarefas Realizadas pelo Setor de Contabilidade
Se a tesouraria é responsável pelo caixa, a contabilidade responde pelo controle do patrimônio da empresa, isto é, todos os bens, direitos e obrigações, que são organizados em Ativo (todos os bens e direitos da empresa) e Passivo (as obrigações e os deveres).
Vamos analisar com mais detalhes cada um dos componentes do patrimônio:
- Bens. Como você já viu, são os valores materiais pertencentes à empresa e que estão em seu poder Ao adquirir móveis, mercadorias e equipamentos, a empresa está adquirindo bens para o seu patrimônio e eles são registrados no balanço anual, que é feito pela contabilidade.
- Direitos. São valores materiais pertencentes à empresa, mas que estão em poder de terceiros. Por exemplo, o dinheiro depositado no banco, os valores a receber por serviços prestados ou pela venda de mercadorias ou, ainda, por contratos de locação de seus bens imóveis.
- Obrigações. São os valores materiais pertencentes a terceiros, mas que estão em poder da empresa. Empréstimos por ela contraídos e valores que tem a pagar por compras efetuadas a prazo são alguns exemplos de obrigações.
A contabilização do patrimônio obedece a uma equação bastante simples, expressando que o total do Ativo deve ser sempre igual ao total do Passivo. Qualquer diferença existente entre o Ativo e o Passivo corresponderá ao lucro ou ao prejuízo da empresa. Através dessa contabilização é que se verifica a situação líquida (ou financeira) da empresa, que pode ser:
- Nula, quando o total do Ativo (Bens + Direitos) é igual ao total do Passivo (Obrigações);
- Positiva, quando o total do Ativo (Bens + Direitos) é maior que o total do Passivo (Obrigações);
- Negativa, quando o total do Ativo (Bens + Direitos) é menor que o total do Passivo (Obrigações).
O controle do Ativo e do Passivo começa com a escrituração, que é o registro de todas as ocorrências econômico-financeiras da empresa. Esse registro é chamado de lançamento.
Os registros, ou lançamentos, são feitos em livros contábeis ou fiscais,ou em formulários eletrônicos do sistema de informática adotado pela empresa, Os livros comuns a todas as empresas são: o diário, onde são feitos os lançamentos do dia, e o razão, que identifica o saldo de cada conta, As contas são reunidas em dois grandes grupos: contas patrimoniais, que representam os bens, direitos e obrigações da empresa, e contas de resultado, que representam as despesas e receitas da empresa.
Qualquer registro contábil tem necessariamente um valor e deve ser sempre feito pela data do evento, em rigorosa ordem cronológica.
Documentação Contábil
- Livro diário - usado na escrituração contábil para registrar; em ordem cronológica, todos os eventos e ações realizados pela empresa e que modificaram a composição de seu patrimônio .
- Livro razão - tem por objetivo registrar; individualmente, a movimentação ocorrida em cada conta, buscando com isso apresentar seu saldo.
Por exemplo: se a empresa quiser saber quanto pagou de energia elétrica durante o ano, deverá verificar a conta individual.
- Livro caixa - utilizado no registro de entradas e saídas de dinheiro, a fim de apresentar instantaneamente o seu saldo .
- Livros fiscais - são livros de escrituração contábil nos quais são registrados fatos sujeitos à fiscalização tributária. Existem vários tipos de livros fiscais.
- Balancete de verificação - demonstrativo que levanta os saldos devedores e credores das contas, devidamente registrados nos livros diário e razão.
Crédito e cobrança
Vamos analisar inicialmente a questão do crédito (contas a receber). Cada empresa tem a sua política de crédito. Ou seja, além da possibilidade de venda à vista, que é sempre a melhor opção para a empresa, é costume conceder outras formas de comercialização, com prazos posteriores de pagamento. Isso pode aumentar substancialmente o volume das vendas, visto que, muitas vezes, o cliente não está disposto a pagar à vista, mas sente-se tentado a realizar a compra diante da possibilidade de levar o produto naquele momento para pagar depois em duas, três ou mais vezes. Em muitos casos, essa possibilidade funciona
como um atrativo para finalizar o negócio.
A concessão do crédito é uma tarefa muito importante da administração financeira. Se mal estruturada, pode trazer enormes prejuízos à empresa. Por outro lado, não conceder crédito (possibilidade de se comprar a prazo) pode reduzir a entrada de recursos em função de uma provável diminuição das vendas. Dessa forma, a controladoria do setor estabelecerá as possibilidades de pagamento nas vendas realizadas pela empresa e definirá, inclusive, se serão cobrados juros e qual a taxa a ser aplicada.
Ocorre também o caso de uma venda ser realizada a prazo, com data fixa para o recebimento das parcelas. No planejamento financeiro da empresa, aquele valor será previsto como entrada de dinheiro naquela data. No entanto, pode ser que um ou mais clientes não façam os pagamentos nas datas estabelecidas. Nesse caso, é necessário cobrar dos clientes esse valor.
A política de cobrança também varia de uma empresa para outra. Porém, o setor de cobrança, ao verificar o não-pagamento de uma parcela, geralmente procura entrar em contato com o cliente por telefone ou carta. Seja como for, a mensagem a ser repassada é a de que não houve recebimento do valor da prestação até a data de emissão da correspondência. Caso esse primeiro comunicado não resolva a questão do pagamento, uma nova correspondência pode ser emitida até que, finalmente, se opte pela via judicial para tentar receber o valor.
Como se pode observar, o departamento financeiro responde por tudo o que é preciso pagar e receber: Em uma empresa pequena, em geral, uma só pessoa cuida de tudo, de preferência com a ajuda de um auxiliar administrativo.
No setor de contas a receber, o trabalho consiste em verificar as datas de vencimento dos títulos, conferindo os recebimentos à medida que vão ocorrendo. Quem informa a entrada do dinheiro é o banco ou a tesouraria da empresa. Quando ocorrerem atrasos ou diferenças no pagamento, aí sim, será preciso encaminhar o caso ao setor de cobrança, que entrará em contato com o cliente.
Já o objetivo do setor de contas a pagar é controlar o vencimento das despesas e dos compromissos financeiros da empresa. Em geral, quem processa o pagamento é a tesouraria. Porém, classificar as contas pela data de vencimento é uma tarefa muito importante e deve ser feita com a máxima atenção para evitar atrasos e multas.
